Digitaler Datentausch: Wenn Systeme intelligent zusammenspielen

Ein Bereich, in dem aktuell besonders viel passiert, ist der digitale Datentausch. Schon heute lassen sich abrechnungsrelevante Daten elektronisch zwischen Hausverwaltungen und Techem übertragen. Nun wird dieser Prozess weiter optimiert: Neue Funktionen im Kundenportal erleichtern den Datenaustausch zusätzlich, parallel arbeitet Techem an intelligenten Schnittstellen zu Verwaltungssoftware. Das Ziel: Systeme, die zunehmend automatisch miteinander kommunizieren. Wie das funktioniert und was Hausverwaltungen davon haben, erklärt Lukas Foidl, IT-Datenmanager bei Techem, im Interview.

Lukas, kurz vorweg: Wer bist du und was hat der Datentausch mit deiner Arbeit bei Techem zu tun?

Lukas: Ich bin bei Techem im Bereich Datentausch und Digital Business Portal tätig. Mein Verantwortungsbereich umfasst die Betreuung und Weiterentwicklung digitaler Geschäftsprozesse, insbesondere im Umfeld des Datenaustauschs, des Kundenportales und von Microsoft Dynamics 365 Customer Service. Dabei arbeite ich unter anderem an der Weiterentwicklung des Kundenportals.

In meiner Rolle fungiere ich als Schnittstelle zwischen Kunden, Fachbereichen und IT. Ich nehme Anforderungen auf, analysiere bestehende Prozesse, definiere Verbesserungen und begleite deren technische Umsetzung. Dazu gehören auch die Erstellung von Anforderungen, die Abstimmung mit Entwicklern, das Testmanagement sowie die Qualitätssicherung neuer Funktionen.

Ein besonderer Schwerpunkt meiner Arbeit liegt auf der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dabei arbeite ich unter anderem an der Weiterentwicklung von Kundenportalen, Datenaustauschlösungen und Dynamics-365-Anwendungen, um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen und Prozesse effizienter zu gestalten.

Mit dem Frühjahrs-Update wird der Datentausch für Hausverwaltungen noch einfacher: Mehr Schritte können direkt über das Techem Kundenportal erledigt werden.

Lukas Foidl, IT-Datenmanager

Warum ist ein effizienter Datentausch für die Heizkostenabrechnung so wichtig?

Lukas: Für die Erstellung einer rechtskonformen Heizkostenabrechnung werden wesentlich mehr Daten benötigt, als man auf den ersten Blick vermuten würde – etwa zu Objekten, Nutzer*innen, Kosten und Verbräuchen. Eine Hausverwaltung, die dutzende Liegenschaften mit hunderten bis mehreren tausend Wohneinheiten betreut, verwaltet auch entsprechend große Datenmengen.

Die relevanten Informationen liegen jedoch nicht an einer zentralen Stelle: Ein Teil wird im ERP-System der Hausverwaltung geführt, ein anderer in den internen Systemen von Techem. Für die Abrechnung müssen beide Datenbestände zuverlässig zusammengeführt werden. Je reibungsloser der Datenaustausch zwischen den Systemen funktioniert, desto effizienter lässt sich auch der gesamte Abrechnungsprozess gestalten.

Was ist beim digitalen Datentausch mit Techem heute bereits möglich?

Schon heute können Hausverwaltungen die für die Abrechnung benötigten Daten elektronisch mit Techem austauschen. Sie werden aus dem jeweiligen System exportiert und digital übermittelt – je nach Prozess etwa über einen Server, das Techem Kundenportal oder per E-Mail. Damit entfallen viele Papierformulare und händische Übertragungen, der Aufwand sinkt und Fehlerquellen werden reduziert.

Damit die Daten einheitlich verarbeitet werden können, erfolgt der Austausch nach dem bved-Standard. Der A-Satz enthält Objekt- und Abgleichsdaten und wird von Techem bereitgestellt. Über den L:M-Satz übermittelt die Hausverwaltung Nutzer*innen- und Akontodaten, über den B:K-Satz die relevanten Kosteninformationen. Nach der Abrechnung werden die Abrechnungssalden über den S:D-Satz wieder an die Hausverwaltung übermittelt.

Der Datenaustausch ist damit bereits heute durchgängig digital möglich. Unser nächster Schritt ist, die Übermittlung noch einfacher zu machen und die beteiligten Systeme zunehmend direkt miteinander zu verbinden.

Im Frühjahr kommen neue Funktionen. Was wird beim Datentausch konkret einfacher?

Lukas: Mit dem Frühjahrs-Update wird der Datentausch für Hausverwaltungen vor allem an einem Punkt einfacher: Mehr Schritte können direkt über das Techem Kundenportal erledigt werden.

L:M-Datensätze, die Nutzer*innen- und Akontodaten enthalten, können künftig direkt im Kundenportal hochgeladen werden. Die Daten werden dabei auf Plausibilität geprüft. Bei Auffälligkeiten erhalten Hausverwaltungen eine direkte Rückmeldung und entsprechende Korrekturhinweise. So können mögliche Fehler früh erkannt und behoben werden, bevor die Daten weiterverarbeitet werden.

Auch der A-Satz mit den für den Abgleich notwendigen Objekt- und Ordnungsdaten wird künftig direkt im Kundenportal verfügbar sein und kann dort jederzeit abgerufen werden.

Wie geht es nach dem Frühjahrs-Update weiter?

Lukas: Aktuell entwickeln wir gemeinsam mit ausgewählten Softwarepartnern Schnittstellen zwischen der Immobilienverwaltungssoftware unserer Kund*innen und den Techem-Systemen. Damit schaffen wir die Grundlage, Daten künftig direkt zwischen den Systemen auszutauschen und manuelle Übertragungswege weiter zu reduzieren. Das senkt Fehlerquellen und beschleunigt die Prozesse, weil Informationen schneller und perspektivisch auch in Echtzeit zur Verfügung stehen.

Erste Anbindungen sind bereits in der Umsetzung, weitere Schnittstellen und Funktionen werden schrittweise entwickelt.

Und wenn wir noch einen Schritt weiterdenken: Wie sieht der Datentausch der Zukunft aus?

Lukas: Langfristig soll der Datenaustausch möglichst automatisiert zwischen der Immobilienverwaltungssoftware und den Techem-Systemen ablaufen. Relevante Informationen wie Stammdaten, Nutzer*innenwechsel und Kosten, perspektivisch aber auch Verbrauchs- und Abrechnungsdaten, sollen direkt zwischen den Systemen ausgetauscht und verarbeitet werden.

Damit entfallen zunehmend manuelle Zwischenschritte und doppelte Datenpflege. Gleichzeitig können automatisierte Prüfungen dazu beitragen, die Datenqualität zu sichern und den Abrechnungsprozess weiter zu beschleunigen.

Für Hausverwaltungen soll vieles künftig ganz selbstverständlich im Hintergrund funktionieren. Das Kundenportal bleibt dabei das zentrale Cockpit: Dort können sie Informationen und Dokumente einsehen, Prozesse nachvollziehen und jederzeit den Überblick behalten.

Vielen Dank für die spannenden Einblicke, Lukas!

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