Kundeinformasjon

Varsling og kontroll av uregelmessigheter

Techem sitt ansvar er å drifte måleranlegget og dermed sikre at det foreligger pålitelig og korrekt målerdata som grunnlag for en rettferdig fordeling av energi- og vannkostnader. Samtidig ønsker vi at kundene skal få merverdi ut av målerne som er installert – ikke bare som grunnlag for avregning, men også som et verktøy for innsikt i anleggets faktiske funksjon.

Ved å bruke dataene aktivt, kan styret få et bedre beslutningsgrunnlag for teknisk og økonomisk drift, og dermed bidra til en mer lønnsom og effektiv forvaltning av eiendommen. Dette gjelder ikke bare måleranlegget isolert, men også hvordan forbruksmønstre og mulige avvik kan gi indikasjoner på forhold som påvirker effektiviteten i det tekniske anlegget generelt.

Som en del av dette arbeidet overvåker vi måleranleggene og sender ut varsler dersom vi registrerer uregelmessigheter – for eksempel 0-forbruk over en lengre periode. Dette gjør tjenesten vår transparent, og bidrar til at styret slipper å skulle avdekke slike forhold manuelt.

På denne siden ønsker vi å gi en forklaring på hvorfor dere mottar varsler på 0-forbruk, hvordan dere kan forholde dere til dem, og noen råd for hvordan dere eller deres beboere selv kan kontrollere og bruke målerne for å identifisere eventuelle feil på anlegget – ikke bare i selve målerne. I tillegg forklarer vi hvilken prosess vi følger dersom dere bestiller en målerkontroll fra Techem. Vi håper informasjonen nedenfor gir dere nyttig kontekst og støtte i oppfølgingen.

Automatiske varsler av 0-forbruk via administratorportalen

Som en del av vår overvåkning av måleranlegget sender Techem ut automatiske varsler om 0-forbruk via administratorportalen. Disse varslene genereres dersom en måler ikke har registrert forbruk over en gitt periode. Det er viktig å være klar over at disse varslene ikke er en feildiagnose, men en indikasjon på at det kan være et forhold som bør vurderes nærmere. 0-forbruk kan ha flere forklaringer og skyldes ofte ytre forhold som ikke nødvendigvis er knyttet til en feil på måleren. Derfor overlater vi beslutningen om eventuell videre oppfølging til styret. Om du ikke leste informasjonen vi linket til i varslet ber vi om at dere leser dette for å litt mer kontekst. Dette finner dere her: Informasjon

Hvordan forholde seg til automatiske utsendte varsler

• E-postene som sendes ut er kun varsler – det er ikke nødvendig å lagre eller følge opp hver enkelt e-post på automatiske varsler, da alle slike varsler automatisk lagres og struktureres i administratorportalen. Dere kan lese mer om dette her: Få oversikt over varslene dine
• Justering av varslinger – Dere kan selv tilpasse hvor ofte dere ønsker å motta varsler. Standardinnstillingen er 6 måneder, men dette kan justeres til f.eks. årlig dersom det er mer hensiktsmessig. Les mer her: Sett opp og endre varsler i administratorportalen
• Mulighet til å håndtere varsler i portalen – Dersom styret ønsker å markere varsler som "håndtert", kan dette gjøres i administratorportalen. Dette er en valgfri funksjon om dere ønsker å ha kontroll på hvilke varsler som er vurdert eventuelt håndtert. Les mer her: Håndtering av varsler

Manuelle varsler fra Techem på andre forhold

I tillegg til automatiske varsler om 0-forbruk sender Techem også ut manuelle varsler ved andre forhold som bør følges opp, men som ikke registreres automatisk i administratorportalen.

Dette kan for eksempel være:

• Tapt kontakt med en måler
• Feilmeldinger eller uregelmessigheter på målerutstyret
• Tilbakeslag eller andre tekniske forhold

Disse varslene sendes direkte til styret på e-post og vil ikke være synlige i administratorportalen. Dersom dere mottar et slikt varsel, anbefaler vi at dere leser gjennom informasjonen som følger med for videre oppfølging.

Egenkontroll før bestilling av service

Før dere bestiller en teknisk kontroll anbefaler vi at dere gjennomfører en enkel egenkontroll for å vurdere om feilen fortsatt er til stede, og om den er vedvarende eller sporadisk. Dette gir viktig informasjon for videre feilsøking og kan være avgjørende for at riktige tiltak iverksettes.

Enkelte feil – som tilbakeslag eller kontinuerlig vannforbruk – kan være forbigående, oppstå sporadisk eller være så små at de ikke er enkle å avdekke på et kort servicebesøk. Selv små mengder over kort tid kan gi store utslag over tid, men vil ofte være vanskelig å oppdage uten at man følger med over en lengre periode. Derfor gir en egenkontroll bedre oversikt og gjør det enklere å identifisere eller utelukke mulige årsaker.

Egenkontrollen bidrar også til at reklamasjoner og tiltak rettes mot riktig aktør. Dersom det viser seg at feilen ligger i anlegget eller installasjonen, og ikke i selve måleren, bør oppfølgingen skje mot rett instans – for eksempel rørlegger eller utbygger.

Ved å gjøre en grundig egenkontroll først, kan dere ofte unngå unødvendige servicebesøk og redusere både kostnader og tid brukt på oppfølging.

For veiledning i hvordan dere utfører egenkontroll på de vanligste varslene, se her: Egenkontroller og tips for videre oppfølging

Ta gjerne kontakt med oss dersom dere er usikre eller har spørsmål til hvordan et konkret varsel bør følges opp.

Vår prosess ved bestilling av målerkontroll

Dersom dere ønsker å bestille kontroll av målere enten på bakgrunn av automatiske varsler, manuelle varsler eller om dere ønsker kontroll av målere grunnet forbruksmønster, ber vi om at dette gjøres via vår bestillingsside for å sikre en effektiv og ryddig håndtering: Bestilling av målerkontroll

Før en kontroll utføres, gjennomfører vi en kostnadsfri analyse av målerdata for å vurdere om en fysisk kontroll er nødvendig. Denne vurderingen utføres av trente ansatte og baserer seg på forbruksmønster og eventuell sammenheng med andre målere i anlegget, eventuelle driftsmeldinger fra målerne og om indikasjoner på at 0-forbruket kan skyldes naturlige årsaker (f.eks. tom bolig). Utfall av en slik analyse kan resultere i at vi ikke anbefaler å gjennomføre spesifikke serviceoppdrag for å unngå unødvendige serviceoppdrag og sikre at vi ikke påfører våre kunder unødvendige kostnader.
Les mer om prosessen her: Prosess for varsling, bestilling av kontroll og online booking

Ansvar for drift og vedlikehold av måleranlegget

Techem anbefaler at styret bestiller eventuelle målekontroller, da målerne er en del av boligselskapets infrastruktur og brukes til å fordele felles energi- og vannkostnader. Ansvaret for drift og vedlikehold bør derfor ligge hos styret for å sikre en rettferdig fordeling av kostnadene.

Dersom ansvaret overlates til den enkelte boligeier, kan feil på målere eller anlegg føre til skjev fordeling av kostnader og urettferdig avregning for hele fellesskapet. Hvis en måler slutter å fungere eller registrerer feil, påvirker dette ikke bare én boligeier, men hele boligselskapet. Forbruk som ikke blir korrekt målt, må likevel fordeles, og eventuelle feil kan føre til at kostnadene belastes etter eierbrøk fremfor faktisk forbruk.

For å unngå dette er det avgjørende at feil oppdages og rettes så raskt som mulig. Når styret tar ansvar for måleranlegget, sikres en systematisk oppfølging, og eventuelle feil håndteres av fagpersoner. Dette minimerer risikoen for feilaktig kostnadsfordeling og sikrer en mest mulig rettferdig avregning.

Viktigheten av å benytte en felles styre-e-postadresse, ikke en personlig e-postadresse

Techem sender varsler til felles styre-e-postadresser for å sikre at informasjonen alltid når det sittende styret. Dette forhindrer at viktig informasjon går tapt ved styreendringer ved at informasjon sendes til en personlig e-post til noen som ikke lenger sitter i styret.

Dersom dere opplever problemer med å åpne lenker i varslene, kan det skyldes at den registrerte styre-e-postadressen ikke er aktivert i administratorportalen, eller at dere har logget inn med en annen e-postadresse. Ta kontakt med oss dersom dere trenger hjelp med tilgang til portalen.

Be om gjennomgang av administratorportalen

Vi gir dere gjerne en gjennomgang av administratorportalen via teams om ønskelig. Håper dette besvarer spørsmålene deres, men ta gjerne kontakt dersom dere har behov for ytterligere informasjon.