Formale Anforderungen: Das sind wichtigere Bestandteile für Ihre Abrechnung

Die Bestandteile Ihrer Nebenkostenabrechnung

Die jährliche Abrechnung ist eine ebenso wichtige wie komplexe Aufgabe für Vermieterinnen und Vermieter. Wir zeigen Ihnen, wie Sie alles richtig machen.

Korrekte und vollständige Angaben

Name und Adresse Ihrer Mieterin oder Ihres Mieters auf die Abrechnung zu schreiben, das ist in vielen Fällen nicht ausreichend. Vielmehr muss die Wohnung genau bezeichnet sein. Zum Beispiel „dritter Stock links“. Hat die Wohnung eine Nummer, können Sie auch diese angeben. Entscheidend ist, dass die Wohnung eindeutig identifizierbar ist.

Auch muss sich Ihre Abrechnung an alle Mieterinnen und Mieter richten. Damit sind nicht die Personen gemeint, die in Ihrer Wohnung leben, sondern mit denen Sie den Mietvertrag geschlossen haben. Also diejenigen, die den Mietvertrag unterschrieben haben.

Weiterhin müssen Sie den Abrechnungszeitraum taggenau angeben. Rechnen Sie das Kalenderjahr ab, lautet die Angabe: 1.1. (Jahreszahl) bis 31.12. (Jahreszahl). Sie können aber auch davon abweichen und beispielsweise vom 1. Juli bis zum 30. Juni des Folgejahrs abrechnen. Entscheidend ist, was im Mietvertrag vereinbart ist. Vorgeschrieben ist eine jährliche Abrechnung. Daraus ergibt sich ein Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten.

Bestandteile der Nebenkostenabrechnung: übersichtlich und nachvollziehbar

Die Einzelabrechnung ist eine Übersicht der entstandenen Kosten und Verbräuche der Nutzerinnen und Nutzer. Eine entscheidende Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Abrechnung: Sie muss übersichtlich und nachvollziehbar sein. Ihre Aufstellung muss für Personen ohne Vorkenntnisse in jedem Fall verständlich sein. Folgende Mindestangaben sollten in dieser enthalten sein:

• Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten
• Die Angabe und ggf. Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel
• Die Berechnung des Anteils der Mieterin oder des Mieters
• Der Abzug von Vorauszahlungen

Bewährt hat sich das folgende Verfahren: Sie führen nacheinander die einzelnen Kostenarten auf, über die Sie abrechnen (z. B. „Hausreinigung“). Als Nächstes geben Sie die Gesamtkosten für diese Position an, für das Haus oder die Wohnanlage. Unmittelbar daneben den Verteilerschlüssel (z. B. 60qm/680qm). Daraus errechnet sich der anteilige Betrag, den Ihre Mieterin oder Ihr Mieter zahlen muss. Alle diese Beträge addieren Sie zusammen. Das sind die gesamten Nebenkosten, die Ihre Mieterin oder Ihr Mieter während des Abrechnungszeitraums zahlen muss. Von dieser Summe ziehen Sie die Vorauszahlungen ab, die Ihre Mieterin oder Ihr Mieter bereits geleistet hat. Daraus ergibt sich der Betrag, den sie oder er nachzahlen muss – oder von Ihnen erstattet wird. Dieses Ergebnis gehört ganz an den Schluss.

Die entscheidenden Schlusssätze Ihrer Abrechnung

Als letzten Bestandteil Ihrer Nebenkostenabrechnung teilen Sie Ihrer Mieterin oder Ihrem Mieter mit, was aus der Abrechnung folgt. Zum Beispiel: „Daraus ergibt sich eine Nachzahlung in Höhe von xx Euro. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum … auf untenstehendes Konto.“ Sie müssen eine angemessene Frist setzen, um die Abrechnung zu prüfen. Je nach Art und Umfang der Abrechnung ist die Zahlung spätestens nach 30 Tagen fällig.

Ergibt sich für die Mieterin oder den Mieter ein Guthaben, so teilen Sie mit, dass der Betrag zeitnah überwiesen wird. Auch hier gilt: Spätestens nach 30 Tagen muss das Geld auf dem Konto sein.

Zuletzt teilen Sie noch mit, inwieweit sich die künftigen Vorauszahlungen verändern. Bei einer Nachzahlung heben Sie den Betrag entsprechend an. Ergibt sich ein Guthaben, sollten Sie den Betrag senken. Ziel ist es, dass die Vorauszahlungen die tatsächlichen Kosten decken.