Formfehler oder inhaltliche Einwände?
Sie sollten wissen: Es sind die Formfehler, die Ihre Abrechnung insgesamt gefährden. Daher sollten Sie entsprechende Beanstandungen sehr ernst nehmen. Das gilt insbesondere für den Einwand, dass die Abrechnung „unverständlich“ oder „nicht nachvollziehbar“ sei. Gehen Sie die Abrechnung noch einmal durch. Prüfen Sie sie auf Verständlichkeit und Vollständigkeit.
Auch wenn es nur eine Kleinigkeit ist: Korrigieren Sie umgehend die Abrechnung und leiten Sie sie an Ihre Mieterin oder Ihren Mieter weiter. Es gilt, keine Zeit zu verlieren. Denn erst mit dem Zugang einer „formell ordnungsgemäßen Abrechnung“ beginnen die Fristen zu laufen bzw. werden nur damit Fristen gewahrt.
Einwände gegen den Verteilerschlüssel
Ist der Verteilerschlüssel nicht korrekt, kann die betreffende Position nicht abgerechnet werden. Dabei können Mieterinnen und Mieter den Verteilerschlüssel aus zwei Gründen beanstanden:
- Er ist falsch berechnet, zum Beispiel, weil die Wohnfläche nicht stimmt oder Leerstände nicht berücksichtigt wurden.
- Er benachteiligt die Mieterin oder den Mieter erheblich, führt zu Ungerechtigkeiten in der Kostenverteilung.
Prüfen Sie die Gründe: Ist die Kritik berechtigt, korrigieren Sie umgehend den Verteilerschlüssel. Sind davon auch andere Abrechnungen betroffen, sollten Sie auch hier tätig werden. Dabei ist der erste Fall aussichtsreicher für die Mieterin oder den Mieter. Denn Sie müssen auch kleine Fehler berichtigen. Dagegen muss ein Verteilerschlüssel schon grob ungerecht sein, damit er gekippt werden kann und Sie ihn durch einen anderen ersetzen müssen.
Einwände gegen einzelne Abrechnungspositionen
Zu Ihrer Beruhigung: Beanstanden Mieterinnen und Mieter aus inhaltlichen Gründen einzelne Posten, so gefährdet das nicht die Wirksamkeit Ihrer Abrechnung. Schauen Sie sich an, was sie genau bemängeln. Ein typischer Kritikpunkt: Sie haben Kosten für Verwaltung oder Instandhaltung (Reparaturen) berechnet. Oder Sie haben gegen das „Gebot der Wirtschaftlichkeit“ verstoßen.
Manchmal handelt es sich um knifflige Fälle, die auch Gerichte nicht immer einheitlich beurteilen. Vor allem beim Thema Instandhaltung. Allerdings kursiert der Irrglaube, dass die Abrechnung nicht wirksam sei, solange noch einzelne Posten strittig sind. Das ist nicht der Fall: Was nicht beanstandet wird, muss bezahlt werden. Wer sich also ein unwesentliches Detail sucht, um Zeit zu gewinnen, dürfte sich verspekulieren. Manchmal geht es ja nur um einstellige Eurobeträge. Etwa, wenn beanstandet wird, dass sich der Hausmeister ein neues Gerät angeschafft hat. Genau diesen niedrigen Betrag darf Ihre Mieterin oder Ihr Mieter (noch) zurückhalten, solange dieser Posten strittig ist.
