Vorauszahlungen der Nebenkosten erhöhen? Wie Sie den Betrag festsetzen

Die aktuelle Abrechnung ist die Grundlage 

Sie können es sich ganz einfach machen: In Ihrer Abrechnung haben Sie ja den Gesamtbetrag aller Nebenkosten aufgeführt, den Ihre Mieterin oder Ihr Mieter für den Abrechnungszeitraum schuldet. Diesen Gesamtbetrag teilen Sie einfach durch 12 – und schon haben Sie das Ergebnis.

Dieser Betrag reicht aus, um als monatliche Vorauszahlung die aktuellen Nebenkosten komplett zu decken. Bei der nächsten Abrechnung wäre dann keine Nachzahlung nötig. Gehen Sie nach diesem Prinzip vor, kann die Anpassung der Vorauszahlung kaum beanstandet werden. Allerdings haben die Nebenkosten die Tendenz zu steigen – manchmal sogar ganz erheblich. Dann ist absehbar, dass die Vorauszahlungen nicht ausreichen werden und Sie die Vorauszahlungen der Nebenkosten erhöhen müssen.

Ein kleiner Hinweis für Sie: Wir sprechen in diesem Text meist von „Nebenkosten“ anstelle von „Betriebskosten“. Beide Begriffe bedeuten dasselbe, doch „Nebenkosten“ ist in der Umgangssprache stärker verbreitet. 

Die Vorauszahlung der Nebenkosten erhöhen – so geht‘s

Der Zeitraum, über den Sie abrechnen, liegt einige Monate oder länger in der Vergangenheit. Sind mittlerweile die Müllgebühren, Energiepreise oder Kosten für den Hausmeister gestiegen, so können Sie das schon heute belegen und miteinkalkulieren.

Den neuen Betrag berechnen Sie, indem Sie die höheren Kosten ansetzen. Wichtig: Diese höheren Kosten sollten Sie begründen und belegen können. Sonst kann Ihre Mieterin oder Ihr Mieter die Erhöhung der Vorauszahlung für die Nebenkosten beanstanden.

Vorauszahlungen der Nebenkosten: So berechnen Sie den neuen Betrag

Ausgangspunkt ist die aktuelle Abrechnung. Für die neue Abrechnungsperiode wird erst mal unterstellt, dass sich nichts ändert, der aktuelle Verbrauch an Strom, Heizenergie und Wasser weder steigt noch sinkt. 

In einem zweiten Schritt berechnen Sie auf der Grundlage neuer Informationen die voraussichtlichen Nebenkosten der neuen Abrechnungsperiode. Diese neuen Informationen können etwa Preissteigerungen, Kostensenkungen, neue Nebenkosten, der Wegfall bisheriger Nebenkosten oder eine Änderung in der Belegung sein. 

Dann haben Sie den Gesamtbetrag der Nebenkosten, die auf Ihre Mieterin oder Ihren Mieter entfallen. Den teilen Sie durch 12 und erhalten den neuen monatlichen Vorauszahlungsbetrag. Bei einem krummen Betrag sollten Sie auf- oder abrunden. Erst die Abrechnung ist dann wieder centgenau. Das Ganze funktioniert nach dem folgenden Beispiel:

Eine Beispielrechnung für die neuen Vorauszahlungen der Betriebskosten

Gesamte Nebenkosten für die Wohnung für die aktuelle Jahresabrechnung: 4.400,00 EUR

Kostenveränderungen (bereits umgerechnet auf den Anteil der betreffenden Wohnung): 

• Hausmeisterkosten: + 94,00 EUR

• Städtische Gebühren +130 EUR

• Strom (bei gleichem Verbrauch): +160 EUR

• Wasser (bei gleichem Verbrauch): +80 EUR

• Wegfall Kabelgebühr: - 100 EUR

• Insgesamt: + 364 EUR

Voraussichtliche Nebenkosten der neuen Abrechnungsperiode: 4.764,00 EUR

Daraus ergibt sich eine monatliche Vorauszahlung (1/12) von: 397,00 EUR

Auch Ihre Mieter dürfen eine Anpassung verlangen

Es kommt zwar eher selten vor, aber Sie sollten wissen: § 560 Abs. 4 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gibt beiden Mietvertragsparteien das Recht, den Vorauszahlungsbetrag anzupassen, also nicht nur Ihnen, sondern auch Ihren Mieterinnen und Mietern. Dabei darf diese Anpassung nicht willkürlich geschehen, sondern muss begründet werden: Bestimmte Kosten sind gestiegen oder gesunken, Nebenkosten sind hinzugekommen oder weggefallen? All das können valide Gründe für eine Anpassung der Vorauszahlungen für die Betriebskosten sein. 

Wenn Ihre Mieter nicht einverstanden sind

Vor allem wenn sich die Vorauszahlungen der Nebenkosten drastisch erhöhen, kann es sein, dass Ihre Mieterin oder Ihr Mieter damit nicht einverstanden ist. Dann sollten Sie darauf hinweisen, dass nicht Sie die Nebenkosten erhöht haben, sondern dass Sie Kostensteigerungen weitergeben. Ihre Mieterin oder Ihr Mieter hat sich im Mietvertrag verpflichtet, bestimmte Nebenkosten zu tragen. Also ist der neue Betrag zu zahlen, der sich aus den realen Kostensteigerungen ergeben hat.

Wenn Sie die Vorauszahlungen der Nebenkosten erhöhen mussten und nun den neuen Vorauszahlungsbetrag in der Nebenkostenabrechnung ankündigen, können Sie auf bestimmte Kostensteigerungen hinweisen. Zum Beispiel: „Wegen stark gestiegener Energiepreise, höheren städtischen Gebühren und höheren Kosten für die Treppenreinigung ist eine Anpassung der Vorauszahlung nötig.“ Im Zweifel – also, wenn Ihre Mieterin oder Ihr Mieter dem widersprechen – müssen Sie in der Lage sein, die zugrunde gelegten Kostensteigerungen glaubhaft zu machen.

Ganz anders liegt der Fall, wenn Sie nicht korrekt abgerechnet haben. Dann kann Ihre Mieterin oder Ihr Mieter auch den neuen Vorauszahlungsbetrag beanstanden. Denn der stützt sich ja auf die aktuelle Abrechnung.

Ab wann gilt die neue Vorauszahlung der Nebenkosten?

Die Anpassungserklärung wird nach § 130 BGB sofort wirksam. Das heißt, der neue Betrag gilt bereits für die nächste Vorauszahlung, die auf die Übermittlung der Anpassungserklärung folgt. Sie können für die Zahlung aber auch etwas mehr Zeit einräumen. Das sollten Sie dann aber auch ankündigen: „Zahlen Sie ab 1. September den neuen Vorauszahlungsbetrag.“