Die Kaution richtig abrechnen

Schon bei der Rückgabe zeigt sich meist, ob Sie Ansprüche geltend machen können. Zum Beispiel weil die Wohnung unrenoviert zurückgegeben wurde – trotz wirksamer Klausel über Schönheitsreparaturen in Ihrem Mietvertrag. Oder weil die Mieterin oder der Mieter die Wohnung beschädigt oder Einbauten hinterlassen hat, die Sie entfernen lassen müssen.

Prüfen Sie zügig und gründlich, ob in der Wohnung Schäden vorhanden sind. Ihre Ansprüche daraus verjähren nämlich bereits sechs Monate nach Mietende. Dabei reicht es aus, der Mieterin oder dem Mieter den Schaden anzuzeigen. 

Entdecken Sie nach der Rückgabe noch Schäden, so kommt es darauf an, ob Ihnen das bereits bei der Rückgabe hätten auffallen müssen. In diesem Fall kann es schwierig werden, die Ansprüche durchzusetzen. 

Ihnen wird eine gewisse Prüffrist eingeräumt. Und die hängt davon ab, wie komplex sich Ihr Fall gestaltet. Im Normalfall sollte es möglich sein, innerhalb weniger Wochen über die Kaution abzurechnen. Verschiedene Amtsgerichte haben befunden, dass die Angelegenheit spätestens sechs Monate nach dem Mietende erledigt sein sollte. Normalerweise sollte das aber deutlich früher geschehen.

Es ist nicht damit getan, dass Sie einen bestimmten Betrag auf das Konto Ihrer Mieterin oder Ihres Mieters überweisen. Vielmehr müssen Sie über die Kaution abrechnen – sogar dann, wenn Sie gar keine Abzüge geltend machen. Nach § 259 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) muss ersichtlich sein, wie Sie auf den Auszahlungsbetrag kommen. Sie müssen eine „geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben“ vorlegen.

Also führen Sie auf, wie viel Ihre Mieterin oder Ihr Mieter eingezahlt hat, wie viel Zinsen dafür jeweils gutgeschrieben wurden und welches Guthaben sich daraus ergibt. Von dieser Summe ziehen Sie etwaige Kosten ab, die Ihnen entstanden sind, für die aber die Mieterin oder der Mieter aufkommen muss. Dazu gehören nicht nur Kosten für Reparaturen, Rückbau, Entrümpelung oder Reinigung – auch ausstehende Miete oder Nebenkosten können Sie hier berücksichtigen.

Wichtig ist, dass Sie alles genau aufführen. Denn Ihre Mieterin oder Ihr Mieter soll prüfen können, ob Ihre Ansprüche zu Recht bestehen. Haben sie daran Zweifel, können sie die Abrechnung der Kaution beanstanden.

Eigentlich können Sie über die Kaution erst abrechnen, wenn alle Ansprüche geklärt sind. Doch gibt es eine wichtige Ausnahme: Die Abrechnung über die Nebenkosten. Je nachdem, wann das Mietverhältnis endet, kann es sein, dass Sie die Jahresabrechnung erst viele Monate später erstellen können. Aus ihr ergibt sich, ob ein Betrag nachgezahlt oder ein Guthaben erstattet wird.

Sichern Sie sich Ihre Ansprüche, indem Sie die Kaution noch nicht komplett auszahlen. Behalten Sie einen Betrag zurück, der in etwa der zu erwartenden Nachzahlung entspricht. Indem Sie einen Betrag zurückbehalten, geben Sie zu erkennen, dass noch Ansprüche offen sind. Umgekehrt hat aber auch Ihre Mieterin oder Ihr Mieter Anspruch auf eine ordnungsgemäße Abrechnung der Nebenkosten.