So handeln Sie richtig
Sollte Ihre Mieterin oder der Mieter die Einsichtnahme in die Belege verlangen, sollten Sie dem unbedingt nachkommen und die Belegeinsicht ermöglichen.
Tun Sie das nicht, kann dies weitreichende Konsequenzen haben. Die Verweigerung, die Belegeinsicht zu gewähren, löst ein Zurückbehaltungsrecht des Mieters gegen den Nachzahlungsanspruch aus. Sollten Sie sich dazu entschließen, die Mieterin oder den Mieter auf Zahlung des Nachforderungsbetrags zu verklagen, würde bei Verweigerung der Belegeinsicht die Klage als derzeit unbegründet abgewiesen werden.
In aller Regel machen Mieterinnen und Mieter von dieser Möglichkeit keinen Gebrauch. Vor allem dann nicht, wenn Mieterinnen oder Mieter den Eindruck haben, dass die Abrechnung gewissenhaft und akkurat erstellt wurde. Umso wichtiger ist es, dass Sie darauf vorbereitet sind, wenn Ihre Mieterin oder Ihr Mieter doch einmal von dem Einsichtsrecht Gebrauch machen.
Das Einsichtsrecht
Ihre Mieterin oder Ihr Mieter darf in sämtliche Unterlagen Einblick nehmen, auf denen Ihre Abrechnung beruht, also auch in den Hausmeistervertrag oder Wartungsverträge. Ebenfalls erstreckt sich der Anspruch auf Belegeinsicht auf Zahlungsbelege.
Bei einer Eigentumswohnung ist in aller Regel die Hausverwaltung für die Verwahrung der Belege zuständig. Sie muss Ihrer Mieterin oder Ihrem Mieter Einblick gewähren. Um einem möglichen Einwand des Verwalters vorzubeugen, dass die Mieterin oder der Mieter nicht zur Prüfung der Abrechnungsunterlagen berechtigt sei, sollte der Vermieter einer Eigentumswohnung seinen Mieterinnen und Mieter zur Belegeinsicht beim Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft schriftlich ermächtigen.
Dürfen Belege fotografiert werden?
Früher machten sich viele Notizen, wenn sie die Belege durchschauten. Manche halten es noch heute so, andere zücken ihr Smartphone, um die Belege abzulichten. Das müssen Sie gestatten. Zumal die Fotos beweiskräftiger sind als die handschriftlichen Notizen. Auch wenn jemand mit seinem Laptop anrückt, um die Belege einzuscannen, dürfen Sie dem nicht widersprechen – solange die Belege nicht beschädigt werden.
Darf eine Begleitperson Einsicht nehmen?
Ihre Mieterin oder Ihr Mieter darf bei dem Termin eine Begleitperson mitbringen, die ebenfalls Einsicht nehmen darf. Dabei sind Mieter frei in ihrer Auswahl: Es kann sich also auch um einen Anwalt oder eine Vertreterin vom Mieterverein handeln. Ja, diese Person kann Ihre Mieterin oder Ihren Mieter auch vertreten, wenn sie dazu beauftragt ist.
Ort der Einsichtnahme: Bei Ihnen oder in der Mietwohnung?
Bezüglich des Orts der Einsichtnahme haben etwaige Vereinbarungen zwischen Vermieterinnen oder Vermietern und Mieterinnen oder Mietern Vorrang. Ansonsten sind die Belege dort einzusehen, wo der Sitz der Vermieterin oder des Vermieters ist. Eine Ausnahme gilt dann, wenn sich die Wohnung in einer anderen Gemeinde als der Sitz der Vermieter oder des Vermieters befindet. Dann muss die Vermieterin oder der Vermieter die Einsicht in der Gemeinde, in der sich die Wohnung befindet (aber nicht in der Wohnung des Mieters) anbieten. Sofern die Entfernung zwischen dem Ort der Wohnung und dem Sitz des Vermieters nicht besonders groß ist, ist im Wege einer Interessenabwägung zu entscheiden, ob der Vermieter die Belege zum Ort der Wohnung bringen muss oder ob dem Mieter die Anreise zum Vermieter zumutbar ist.
Besteht ein Anspruch auf Fotokopien?
Sind Sie als Vermieter im Besitz von Originalbelegen, erstreckt sich das Einsichtsrecht des Mieters auf die Originalbelege. Der Bundesgerichtshof hat hierzu entschieden, dass die Mieterin oder der Mieter keinen Anspruch auf Fotokopien geltend machen können – wenn Sie ihnen die Belege im Original vorlegen (Urteil vom 8.3.2006, Az. VIII ZR 78/05).
Anders sieht die Sache aus, wenn Ihrer Mieterin oder Ihrem Mieter der Weg zu Ihnen nicht zugemutet werden kann, zum Beispiel wegen gesundheitlicher Einschränkungen oder weil sie mittlerweile weggezogen sind und der Weg zu weit ist. Dann haben sie Anspruch auf Fotokopien. Zur Abgeltung Ihrer Kosten (einschließlich Verpackung und Porto) können Sie einen Betrag zwischen 0,25 und 0,50 pro Kopie in Rechnung stellen. Und Sie können die Zusendung der Kopien unter Hinweis auf § 811 Abs. 2 Satz 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) davon abhängig machen, dass Ihre Mieterin oder Ihr Mieter einen Vorschuss zahlt.
Dürfen Sie Scans von Belegen verschicken?
Technisch sind Fotokopien eigentlich schon überholt. Eine zeitgemäße Alternative sind Scans, die Sie Ihrer Mieterin oder Ihrem Mieter per E-Mail zuschicken können. Unmittelbar fallen keine Kosten an. Führen Sie ein „papierloses Büro“, werden Originalbelege regelmäßig eingespannt und nach drei Monaten vernichtet. Dann ist es zulässig, dass Sie beim Einsichtstermin nicht die Originale vorlegen (die ja bereits vernichtet sind). Der Anspruch des Mieters beschränkt sich in diesem Fall dann auf die Fotokopien, und zwar in der Form, in der sie Ihnen vorgehalten werden (physisch oder digital).
