Immobilien-Ratgeber - 16.02.2024

Wenn Sie zu spät abrechnen

In jedem Fall sollten Sie fristgerecht eine korrekte Abrechnung erstellen. So können Sie nicht nur alle eventuellen Forderungen geltend machen, sondern bewahren zudem ein gutes Verhältnis zu Ihren Mieterinnen und Mietern. Wir erklären die Fristen und wie Sie sich richtig verhalten.

Diese Fristen gelten für die Abrechnung

Für die Abrechnung der Nebenkosten haben Sie zwölf Monate nach dem Ende der Abrechnungsperiode Zeit. Bis dahin muss die Abrechnung Ihrer Mieterin oder Ihrem Mieter vorliegen. Um sicherzugehen, planen Sie also ausreichend zeitlichen Puffer mit ein. Und haken Sie gleich nach, wenn Ihre Mieterin oder Ihr Mieter nicht reagiert, also zum Beispiel die Frist zur Nachzahlung nicht einhält.

Halten Sie die Zwölf-Monats-Frist nicht ein, können Sie keine Nachforderungen mehr stellen, da die Nachforderung gesetzlich ausgeschlossen ist. Ergibt sich aus der verspäteten Abrechnung für die Mieterin oder den Mieter jedoch ein Guthaben, müssen Sie das selbstverständlich noch auszahlen.

Wenn Sie die Gründe für die Verspätung nicht zu vertreten haben

Nun kann es vorkommen, dass Sie ja gerne abrechnen würden, aber es nicht können. Zum Beispiel, wenn Sie eine Eigentumswohnung vermieten und die Hausverwaltung immer noch nicht über das Hausgeld abgerechnet hat. Dann ist es möglich, dass Sie Ihre Ansprüche auf Nachzahlung wahren können – allerdings nur, wenn Sie belegen können, dass Sie das Ihre getan haben, um rechtzeitig abrechnen zu können. Um ein etwaiges Verschulden auszuschließen, kann sich der Vermieter, nicht allein darauf berufen, der Verwalter habe die Jahresabrechnung nicht rechtzeitig vorgelegt. Er muss sich daher darum bemühen, die erforderlichen Daten zu erhalten, entweder indem er Einsicht in die Belege der Wohnungseigentümergemeinschaft nimmt oder von dieser die Jahresabrechnung verlangt. Sollten diese Bemühungen von der Wohnungseigentümergemeinschaft blockiert werden, ist dies dem Vermieter nicht zuzurechnen.

Müssen Sie auf die letzte Rechnung warten?

Sie können erst dann ordnungsgemäß abrechnen, wenn alle Rechnungen vorliegen. Vielleicht würden Sie gerne abrechnen, aber es steht noch eine Rechnung aus. Müssen Sie so lange warten, bis sie bei Ihnen eingeht? Nicht unbedingt. Sie können nämlich eine „vorläufige Teilabrechnung“ erstellen, was jedoch nur möglich ist, wenn ein Vorauszahlungssplitting vereinbart wurde. Die ist zwar unvollständig, aber die Nachforderungen, die sich möglicherweise jetzt schon ergeben, können Sie bereits geltend machen. Darüber hinaus sichern Sie Ihre Ansprüche, dass auch die ausstehende Rechnung berücksichtigt wird.

Dass es sich um eine „vorläufige Teilabrechnung“ handelt, teilen Sie Ihrer Mieterin oder Ihrem Mieter natürlich mit. Ebenso dass Sie auf diese eine bestimmte Rechnung der Firma xy warten, die Ihnen trotz mehrfacher Aufforderung die Rechnung nicht geschickt hat. Bitten Sie um Verständnis, dass Sie diese Rechnung noch berücksichtigen und später den Betrag noch nachfordern müssen.

Und wenn Sie nicht abrechnen?

Auch wenn Sie die Abrechnungsfrist versäumen: Ihre Mieterin oder Ihr Mieter hat weiterhin Anspruch auf eine ordnungsgemäße Abrechnung der Nebenkosten. Wenn Sie die nicht liefern, kann Ihre Mieterin oder Ihr Mieter die Vorauszahlung der Nebenkosten einstellen. Zwar können Sie später bei der Abrechnung das Ausbleiben der Vorauszahlungen berücksichtigen. Doch erst einmal bleiben die Zahlungen aus. Die „Kaltmiete“ darf hingegen nicht gekürzt werden.

Ist Ihre Mieterin oder Ihr Mieter bereits ausgezogen, können sie von ihrem Zurückbehaltungsrecht keinen Gebrauch machen. In diesem Fall haben sie Anspruch auf Rückerstattung sämtlicher Vorauszahlungen. Das gilt allerdings nicht für die Abrechnungsperioden, für die die Abrechnungsfrist noch während des Mietverhältnisses abgelaufen war. Dort ist die Mieterin oder der Mieter nicht schutzbedürftig, denn er hatte während des Mietverhältnisses die Möglichkeit, die laufenden Vorauszahlungen einzubehalten und so auf den Vermieter Druck zur Erteilung der geschuldeten Abrechnung auszuüben.

Darüber hinaus kann Sie Ihre Mieterin oder Ihr Mieter auf Abrechnung der Nebenkosten verklagen. Und Sie müssen obendrein für die Kosten des Rechtsstreits aufkommen. So weit sollten Sie es nicht kommen lassen. Sind Unterlagen verloren gegangen und lassen sich Belege nicht beschaffen, kommen Sie immer noch besser aus der Sache, wenn Sie diese Positionen abschreiben und sich auf die Betriebskosten beschränken, die Sie belegen können.

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