Was sind Betriebskosten eigentlich genau und was sollten Sie im Mietvertrag festlegen? Wir erklären Ihnen kurz das Wichtigste.
Zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen diejenigen Kosten, die Eigentümerinnen und Eigentümern durch den Betrieb und Besitz ihrer Wohnung laufend entstehen. Übrigens: Der Begriff „Nebenkosten“ ist zwar umgangssprachlich verbreitet, korrekter ist es aber von „Betriebskosten“ zu sprechen.
Ihnen stehen drei verschiedene Abrechnungsarten zu Verfügung, die Sie in Ihrem Mietvertrag festlegen müssen:
Über alle Betriebskosten, für die Sie keine Pauschale vereinbart haben, müssen Sie einmal im Jahr die Abrechnung erstellen. Diese muss für Ihre Mieterinnen und Mieter transparent und nachvollziehbar sein.
Als Vermieterin oder Vermieter können Sie viele Kosten auf Ihre Mieterinnen und Mieter umlegen: Von der Grundsteuer über Schornsteinfegergebühren bis zu den Verbrauchskosten von Wasser, Strom und Gas.
Die Grundsteuer ist definiert als die „laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks“. Sie dürfen sie also anteilig auf Ihre Mieterinnen und Mieter umlegen. In der Regel geschieht das gemäß der Grundfläche der vermieteten Wohnung.
Wenn Sie in Ihrer Immobilie aber nicht nur Wohnungen, sondern auch Gewerberäume vermieten, dann dürfen Sie nicht von der gesamten Summe ausgehen. In diesem Fall müssen Sie zwischen der Steuer für Wohn- und für Gewerberäume entscheiden. Warum ist das so? Die Steuer für Gewerberäume liegt oft deutlich höher. Die Mieterinnen und Mieter von Wohnungen würden also einen Teil der höheren Kosten mittragen.
Gehört Ihnen nicht das ganze Haus, sondern nur eine Wohnung, ist es für Sie einfacher: Die Summe finden Sie auf Ihrem Grundsteuerbescheid vom Finanzamt.
Einige Bestandteile der Legionellenprüfung sind umlagefähig – andere hingegen nicht.
Umlagefähig sind:
Sie entscheiden, in welcher Form diese Kostenpositionen für die Legionellenprüfung umlegen. Sie können Sie als sonstige Betriebskosten oder im Rahmen der
Heizkostenabrechnung abrechnen.
Nicht umlagefähig sind hingegen:
Die Gebäudeversicherung zählt zu den umlagefähigen Versicherungskosten. Eine Gebäudeversicherung springt ein, wenn das Gebäude Schaden nimmt durch Brände, Blitzschlag, Rohrbruch, Gasexplosion und Schäden durch Sturm oder Hagel.
Daneben sind auch die Glasversicherung sowie bestimmte Haftpflichtversicherungen wie die Aufzugversicherung, eine Öltankversicherung sowie die Haus- und Grundbesitzhaftpflichtversicherung umlagefähig.
Rauchwarnmelder müssen einmal im Jahr auf ihre Funktionstüchtigkeit überprüft werden. Die Kosten dieser Überprüfung zählen zu den umlagefähigen Kosten.
Haben Sie die Rauchwarnmelder in Ihrer Immobilie gemietet, können Sie die dadurch entstehenden Kosten nicht umlegen. Dies geht aus dem Urteil des Bundesgerichtshof (Aktenzeichen VIII ZR 379/20) vom 11. Mai 2022 hervor.
Die Kosten für den Wasserverbrauch sowie auch Grundgebühren, Mietkosten von Wasserzählern (auch Zwischenzählern), Betriebskosten einer hausinternen Wasserversorgungs- oder Wasseraufbereitungsanlage sind allesamt umlagefähig.
Achtung: Die Kosten für Reparaturen oder Maßnahmen zum Korrosionsschutz der Leitungen fallen nicht unter die Betriebskosten und sind damit nicht umlegbar.
Die Gebühren für die öffentlichen Entwässerungsanlagen oder die Betriebskosten einer privaten Anlage und einer Entwässerungspumpe sind umlagefähige Nebenkosten.
Gut zu wissen: Ist ein Abfluss verstopft, so können Sie die Reinigung nicht als Nebenkosten abrechnen. Es handelt sich dabei nämlich nicht um laufende Kosten.
Die Heizkosten stellen den größten Posten unter den Betriebskosten dar. Sie umfassen nicht nur die Kosten der verbrauchten Brennstoffe (z. B. Öl oder Gas), sondern auch:
Wichtig: Achten Sie unbedingt darauf, die Heizkosten gemäß Heizkostenverordnung umzulegen. Sie gibt vor, dass mindestens 50 Prozent und maximal 70 Prozent der Heizkosten nach individuellem Verbrauch abgerechnet werden müssen. Die übrigen 30 bis 50 Prozent werden nach der Wohnfläche umgelegt.
Wenn Ihre Immobilie über einen Aufzug verfügt, dann können Sie folgende Kosten als Betriebskosten abrechnen:
Die städtischen Gebühren für Straßenreinigung und Müllabfuhr sind umlagefähige Nebenkosten. Den Schlüssel legen Sie im Mietvertrag fest. Auch Sperrmüll ist umlagefähig.
Die Kosten für einen Müllcontainer, um Bauschutt oder Gartenabfälle wegzuschaffen, können Sie allerdings nicht abrechnen.
Lassen Sie die Treppen, Zugänge, Flure, Keller, Fahrstühle oder Gemeinschaftsräume von Reinigungskräften regelmäßig reinigen, können Sie alle damit verbundenen Kosten umlegen – einschließlich Weihnachtsgeld und Berufsgenossenschaft.
Bei der Ungezieferbekämpfung können Sie nur die Kosten für regelmäßige Maßnahmen umlegen.
Alle Kosten für die Pflege gärtnerisch angelegter Flächen, von Spielplätzen und nichtöffentlichen Zufahrten, die zum Haus oder zur Wohnanlage gehören, sind umlagefähig.
Alle Maßnahmen zur Instandhaltung sind hingegen keine umlagefähigen Nebenkosten.
Den Strom für die Außenbeleuchtung in Ihrer Immobilie können Sie als Betriebskosten abrechnen. Das gleiche gilt für die Beleuchtung derjenigen Gebäudeteile, die alle Bewohnerinnen und Bewohnern gemeinsam nutzen. Für die Beleuchtung des Garagenhofs und der Tiefgarage müssen aber die Garagenmieterinnen und -mieter aufkommen.
Die Regelungen in der Heizkostenverordnung ermöglichen es Ihnen, dass Sie die Aufwendungen für den Schornsteinfeger mit den Heizkosten abzurechnen. Achten Sie aber darauf, dass Sie die Belege nicht doppelt erheben.
Kosten für den Hausmeister sind umlagefähig
Nicht alle Arbeitsleistungen eines Hausmeisters sind umlegbar. Nur die Kosten für diese Hausmeistertätigkeiten gehören zu den umlagefähigen Nebenkosten:
Kümmert sich ein Hausmeister um Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung, sind die Kosten nicht umlegbar.
Wenn Sie für die Gemeinschaftsantenne einen Wartungsvertrag abgeschlossen haben, müssen Sie die Reparaturkosten herausrechnen. Bei einem Kabelanschluss sind Wartungskosten und die monatliche Grundgebühr umlagefähig. Die Anschlussgebühr dürfen Sie hingegen nicht in die Nebenkostenabrechnung aufnehmen.
Zudem dürfen Sie die Kosten für Betriebsstrom sowie die der Überwachung, Pflege und Reinigung von gemeinschaftlichen Waschmaschinen und Trocknern umlegen. Auch anfallende Kosten für regelmäßige Prüfungen ihrer Betriebsbereitschaft und -sicherheit gehören zu den umlagefähigen Nebenkosten.
Unter die sonstigen Betriebskosten hauptsächlich Kosten für Gemeinschaftseinrichtungen wie Müllschlucker, Prüfgebühren für Feuerlöscher sowie eventuell laufende Kosten für ein Schwimmbad oder eine Sauna. Damit diese Kosten umlagefähig sind, müssen Sie unbedingt diese Kostenarten in Ihrem Mietvertrag aufführen.
Nicht alle Kosten können Sie auf Ihre Mieterinnen und Mieter umlegen. Einmalige oder außergewöhnliche Aufwendungen, Reparaturen oder Sanierungskosten zählen nämlich nicht zu den Betriebskosten.
Verwaltungsarbeit und Verwaltungskosten können Sie nicht auf Ihre Mieterinnen und Mieter umlegen. Die Kosten etwa für die Kontoführung der Eigentümergemeinschaft, für die Haus- beziehungsweise Wohnungsverwaltung und Geschäftsführung müssen Sie als Eigentümerin oder Eigentümer selber tragen.
Wenn ein Bestandteil einer Wohnung kaputt oder stark abgenutzt ist, ist es grundsätzlich die Pflicht von Vermieterinnen und Vermietern, die Wohnung instand zu halten. Das bedeutet: Diejenigen Kosten, die Sie aufwenden, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen, sind nicht umlagefähig.
Das Hausgeld können Vermieterinnen und Vermieter nicht auf ihre Mieterinnen und Mieter umlegen.
Zum Hausgeld zählen alle laufenden Betriebskosten wie etwa für Hausstrom oder Abfallentsorgung, Verwaltungskosten und die Instandhaltungsrücklage. Das Hausgeld fällt in der Regel 20 bis 30 Prozent höher aus als die Nebenkosten-Abrechnung für die Bewohnerinnen und Bewohner. Vermieterinnen und Vermieter können in der Regel nur jene Posten des Hausgelds auf Mieterinnen und Mieter umlegen, die Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung sind. Dazu zählen zum Beispiel die laufenden Kosten für:
