Die Mustervorlage für Ihre Nebenkostenabrechnung

Mit diesem Muster gelingt die Nebenkosten­abrechnung

Übersichtlich, nachvollziehbar und vollständig

Unten finden Sie unsere Mustervorlage, die Ihnen als Orientierung dienen kann. Beachten Sie jedoch, dass Sie diese Vorlage an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen müssen und keinesfalls einfach übernehmen sollten. Die wichtigsten Anforderungen lassen sich folgendermaßen zusammenfassen: Ihre Betriebskostenabrechnung muss übersichtlich, nachvollziehbar und vollständig sein. 

Übrigens: Der Begriff „Nebenkosten“ ist zwar umgangssprachlich verbreitet, korrekter ist es aber von „Betriebskosten“ zu sprechen.

Wichtige Inhalte in Ihrer Betriebskosten­abrechnung

1.      Abrechnungszeitraum

Der Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten muss zwölf Monate umfassen. Dieser kann dem Kalenderjahr entsprechen (vom 01.01. bis zum 31.12.) oder individuell festgelegt werden. Eine Ausnahme bilden Ereignisse wie ein Mieterwechsel, der zu einer unterjährigen Zwischenablesung und einer früheren Abrechnung führt.

2.     Zusammensetzung der Gesamtkosten

Die Gesamtkosten müssen für jede einzelne Kostenposition detailliert aufgeschlüsselt werden, um Nachvollziehbarkeit und Transparenz zu gewährleisten. Allerdings sollten nur die Kosten aufgeführt werden, die auf den Mieter umlegbar sind. Bei der Aufschlüsselung genügt eine aussagekräftige Bezeichnung der Kostenpositionen. Ein Beispiel für eine mögliche Auflistung finden Sie in unserer Musterabrechnung.

3.      Nachvollziehbarer Umlageschlüssel

Die Betriebskostenabrechnung sollte auch den verwendeten Verteiler- oder Umlageschlüssel für jede Kostenposition enthalten. Weitere Details zu den verschiedenen Schlüsseln finden Sie in unserem Beitrag zum Verteilerschlüssel.

Nebenkosten­abrechnung oder Betriebskosten­abrechnung?

Lassen Sie sich nicht beirren, wenn in der Praxis die beiden Begriffe „Nebenkostenabrechnung” und „Betriebskostenabrechnung” synonym verwendet werden. Die Betriebskostenabrechnung ist ein enger gefasster Begriff und bezieht sich speziell auf die aufgeführten Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung. Die Nebenkostenabrechnung hingegen bezieht sich streng genommen auf alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Nutzung einer Mietwohnung oder eines Mietobjekts anfallen, die nicht die eigentliche Miete sind. In der Regel werden beide Begriffe verwendet, um alle anfallenden Kosten zu erfassen. Dabei ist es unabdingbar, dass die Abrechnungen transparent und nachvollziehbar für die Mietparteien sind und gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Lesen Sie hier mehr zu den Unterschieden von Betriebs- und Nebenkosten.

Wichtige Hinweise zur Musterabrechnung

Laut der Betriebskostenverordnung gibt es 17 verschiedene Arten von Nebenkosten. Die genaue Bezeichnung muss nicht mit dem Gesetzestext übereinstimmen, aber die Kostenart muss im Mietvertrag festgelegt sein. Beispielsweise sind "Reparaturen" keine umlagefähigen Nebenkosten.

Sie dürfen Kosten nicht doppelt abrechnen. Wenn der Hausmeister bereits für Gartenarbeit oder Winterdienst zuständig ist und diese Kosten in seiner Position berücksichtigt wurden, dürfen sie nicht erneut als separate Nebenkosten aufgeführt und umgelegt werden.

Achten Sie auf nicht umlagefähige Kosten

Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie von einigen Kostenpositionen (z.B. bei Hausmeisterkosten) die nicht umlagefähigen Kostenbestandteile (etwa Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten) abziehen. Gleiches gilt für einmalige Aufwendungen. 

Die Heizkostenabrechnung wird normalerweise getrennt erstellt und dem Schreiben zur Abrechnung beigelegt. Das Ergebnis kann in die gesamte Betriebskostenabrechnung einfließen.

Genauigkeit bei Ihrer Nebenkostenabrechnung

Nennen Sie alle Mieter und den genauen Abrechnungszeitraum. Geben Sie das Erstellungsdatum der Abrechnung an und erlauben Sie Ihren Mietern, die Originalbelege einzusehen, wenn dies gefordert wird. Am wichtigsten ist, das Ergebnis der Abrechnung deutlich hervorzuheben. Setzen Sie für Nachzahlungen eine übliche Zahlungsfrist von 30 Tagen fest, bevor Verzugszinsen berechnet werden können.

Schließlich sollten Sie die Vorauszahlungen überprüfen und ggf. den neuen Vorauszahlungsbetrag festlegen. Dieser kann höher oder niedriger sein, abhängig davon, ob eine Nachzahlung erforderlich ist oder Sie ein Guthaben auszahlen müssen.

Rechtlicher Hinweis:

Techem erbringt keine Rechtsberatung und ist hierzu auch nicht befugt. Das hier dargestellte Beispiel einer Betriebskostenabrechnung hat keinen Anspruch darauf, korrekt und/oder vollständig zu sein. Techem übernimmt für dieses Beispiel und dessen Verwendung keine Verantwortung und empfiehlt diesbezüglich eine individuelle rechtliche Beratung durch die eigene Rechtsanwältin/den eigenen Rechtsanwalt. Der bereitgestellte Download dient ausschließlich als Beispiel zu Illustrationszwecken. Diese Vorlage ist nicht als allgemeingültiges Muster zu betrachten.