Datenschutz: Das sollten Vermieterinnen und Vermieter beachten

Personenbezogenen Daten sind Angaben, die Rückschlüsse auf eine ganz bestimmte Person erlauben. Dazu gehören der Name, die Adresse, das Geburtsdatum, die Telefonnummer, E-Mailadresse, die Bankverbindung, aber auch Verbrauchsdaten, die einer bestimmten Person zugeordnet werden können. 

Der Datenschutz schreibt Ihnen als Vermieterin oder Vermieter vor: Diese Daten dürfen Sie nicht einfach nach Belieben erheben, verarbeiten und weitergeben. Vielmehr brauchen Sie dafür einen stichhaltigen Grund. Wenn Sie vermieten, gibt es allerdings eine ganze Reihe von guten Gründen, solche Daten zu erheben. 

DSGVO für Vermieter: Daten, die Sie erheben müssen

Manche personenbezogenen Daten müssen Sie erheben. Sonst wären Sie gar nicht imstande, die Pflichten aus dem Mietvertrag zu erfüllen. Zu diesen Daten gehören Name, Geburtsdatum und Verbrauchsdaten, die Sie benötigen, um über die Nebenkosten abzurechnen. Auf diese Daten haben Sie Anspruch, Sie haben die Pflicht, sie zu erheben. Sie können nicht an „Mieter 07“ vermieten, Sie brauchen den Klarnamen. Auch müssen Sie beispielsweise Namen und Adresse an Handwerksbetriebe weitergeben. Sonst können Sie Ihrer Instandhaltungspflicht nicht nachkommen.

In diese Kategorie gehören auch Daten, die Sie erheben müssen, weil Sie gesetzlich dazu verpflichtet sind. Zum Beispiel, weil Sie eine Vermieterbescheinigung nach dem Bundesmeldegesetz ausstellen müssen. Auch alle Dokumentationspflichten erfordern die Erhebung, Speicherung und womöglich auch die Weiterverarbeitung personenbezogener Daten. Sie sind verpflichtet, mit diesen Daten zu arbeiten. Gleichzeitig sind Sie als Vermieterin oder Vermieter natürlich auch zum Datenschutz verpflichtet.

Datenschutz als Vermieter: Zustimmung der Person

Die DSGVO schreibt Ihnen als Vermieterin oder Vermieter vor, dass Sie für alle übrigen personenbezogenen Daten die Genehmigung Ihrer Mieterin oder Ihres Mieters brauchen. Dazu gehören vor allem personenbezogene Daten, die das Leben für alle Beteiligten einfacher machen. So dürfen Sie die Bankverbindung Ihrer Mieterin oder Ihres Mieters nicht einfach so abfragen. Gleiches gilt für Telefonnummern oder E-Mail-Adressen. Es wäre ja möglich, auch ohne diese Angaben das Mietverhältnis zu unterhalten. 

Doch muss Ihre Mieterin oder Ihr Mieter dafür sorgen, erreichbar zu sein. Und wenn sich bei der Nebenkostenabrechnung ein Guthaben ergibt, dann wäre es von Vorteil, wenn Sie die Bankverbindung kennen, um den Betrag zu erstatten. Für solche Zwecke brauchen Sie die Zustimmung Ihrer Mieterin oder Ihres Mieters.

Wenn Ihre Mieterin oder Ihr Mieter das möchte, müssen Sie offenlegen, über welche Daten Sie verfügen, wie Sie sie nutzen und an wen Sie die Daten womöglich weitergeben. Gibt es für Ihre Nutzung keine zwingenden Gründe, kann von Ihnen verlangt werden, die Daten zu löschen. Das gilt auch für Daten, für die Sie eine Zustimmungserklärung haben. Denn diese Zustimmung kann jederzeit widerrufen werden.  

Darüber hinaus gilt der Grundsatz: Sie dürfen keine Daten weitergeben, ohne dass Ihre Mieterin oder Ihr Mieter dies weiß. Ausgenommen davon sind „Berufsgeheimnisträger“ wie Anwältinnen und Anwälte oder Steuerberaterinnen und Steuerberater. Ansonsten aber müssen Sie über die Weitergabe der Daten informieren, über den Zweck und die Dauer der Speicherung. 

Sie müssen dafür sorgen, dass die Daten nicht in falsche Hände geraten. Auf Ihrem Computer müssen Sie entsprechende Schutzsoftware installieren. Und wenn Sie Daten weitergeben (etwa an den Messdienst oder den Hausmeister-Service), so müssen die sich verpflichten, die Daten genauso sorgsam zu behandeln. Auch dafür brauchen Sie eine schriftliche Vereinbarung. 

Zu einem sorgsamen Umgang gehört auch, dass Sie alle Daten löschen, sobald Sie sie nicht mehr benötigen. Zur Sicherheit Daten einfach archivieren, das dürfen Sie jetzt nicht mehr. Dabei müssen Sie eine wichtige Einschränkung beachten: Für Daten und Dokumente gibt es Aufbewahrungsfristen. Steuerrelevante Belege für das Finanzamt müssen Sie zehn Jahre lang aufbewahren, Mietverträge sicherheitshalber auch. Übergabeprotokolle drei Jahre – nach Ende des Mietverhältnisses. So sehen es die Regelungen zum Datenschutz für Vermieterinnen und Vermieter vor. 

Wer vermietet, verarbeitet regelmäßig personenbezogene Daten. Zum Beispiel wenn Sie über die Nebenkosten abrechnen. Um als Vermieterin oder Vermieter den Datenschutz zu gewährleisten, sind Sie verpflichtet zu dokumentieren, wie Sie mit den Daten umgehen. Dies geschieht in einem sogenannten Verfahrensverzeichnis. Das ist ein Schriftstück, in dem Sie festhalten, wer für den Datenschutz verantwortlich ist (in aller Regel Sie selbst), welche Daten Sie für welche Zwecke erheben und wie Sie mit den Daten umgehen. Außerdem halten Sie fest, wie Sie die Daten schützen, an wen Sie sie weitergeben und wann Sie sie löschen. Sie beschreiben die Regeln, denen Sie folgen. Bei einer Überprüfung können Sie belegen, dass Sie nicht willkürlich, sondern nach einem Konzept den Datenschutz beachten. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.

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