Heizkostenabrechnung leicht gemacht – Wissenswertes für private Vermieter

Immobilien Ratgeber - 01.01.2026

Vermieterinnen und Vermieter stehen vor neuen Herausforderungen: Die Energiekosten steigen, die CO2-Kosten-Aufteilung kommt und die Heizkostenverordnung wurde novelliert. Gar nicht so einfach, in diesem Verordnungs-Dschungel den Überblick zu behalten. Doch gerade jetzt lohnt es sich, auf eine digitale Heizkostenabrechnung zu setzen. Hier erfahren Sie, warum.

Heizkostenabrechnung erklärt: Das müssen Sie wissen

Was sind Heizkosten eigentlich genau? Gehören sie zu den umlagefähigen Betriebskosten? Wir erklären es Ihnen!

Heizkosten sind ein Teil der Betriebskosten

Einmal im Jahr steht bekanntlich die Heiz- und Betriebskostenabrechnung an. Umgangssprachlich wird häufig auch von Nebenkosten gesprochen. Zunächst einmal sollten Sie wissen, dass Betriebskosten und Nebenkosten ein und dieselbe Sache bezeichnen. Einen Unterschied gibt es nicht. „Betriebskosten“ ist allerdings der juristisch präzisere Begriff. 

Betriebskosten sind laufende, regelmäßig anfallende Kosten; einmalige Ausgaben zählen nicht dazu. Den größten Anteil bilden die Heizkosten. Als Eigentümer müssen Sie nach den aktuellen Vorgaben der Heizkostenverordnung abrechnen.

Diese Fristen sind bei der Heizkostenabrechnung zu beachten

  • Abrechnungszeitraum: Einmal im Jahr wird abgerechnet. Dabei ist der Abrechnungszeitraum nicht zwangsläufig identisch mit dem Kalenderjahr. Sie können ihn im Mietvertrag auch anders festhalten.
  • Versand der Abrechnung: Ihren Mieterinnen und Mietern müssen Sie die Heizkostenabrechnung spätestens zum Ende des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zukommen lassen. Die Abrechnung muss zudem in Schriftform zur Verfügung gestellt werden. Wenn die Abrechnung nach Ablauf dieser Frist den Mietenden zukommt, verfällt Ihr Anspruch auf Nachforderungen.
  • Unterjähriger Mieterwechsel: Falls unter dem Jahr ein Auszug von Mieterinnen oder Mietern stattfindet, müssen die Zählerstände zum Tag des Auszugs abgelesen werden. Die Abrechnung ist dann entsprechend für den verkürzten Zeitraum zu erstellen.

Sind Heizkosten umlagefähige Betriebskosten?

Heizkosten zählen zu den umlagefähigen Betriebskosten. So legt es die Heizkostenverordnung fest. Neben den verbrauchten Brennstoffen umfassen sie noch weitere Kosten:

  • Betriebsstrom
  • Bedienung, Überwachung, Pflege/Wartung
  • Kehr- und Reinigungsgebühren der Abgasanlage
  • Immissionsmessung
  • Kosten der Verbrauchserfassung und der Abrechnung
  • Gerätemiete und Gerätewartung
  • Eichkosten

Verteilerschlüssel in der Heizkostenabrechnung

Die Heiz- und Betriebskosten werden in der Abrechnung umgelegt. Dazu brauchen Sie einen Verteilerschlüssel. Dieser setzt fest, wie die Kosten auf Ihre Mieterinnen und Mieter umgelegt werden, und sollte in Ihrer Abrechnung unbedingt enthalten sein.

Title

So funktioniert die Heizungsablesung

Um die Heizung abzulesen, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder kommt einmal im Jahr eine Fachkraft vorbei oder Ihre Immobilie verfügt über fernauslesbare Messgeräte und Zähler. Erfahren Sie alle Details und was Sie bei Schätzungen sowie Mieterwechsel beachten sollten!

Title

Jetzt Heizkostenabrechnung digital erstellen

Äußere Umstände und aktuelle Verordnungen bringen neue Verpflichtungen für Vermietende mit sich. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie jetzt achten müssen.

Die Energiekosten steigen – und aktuell ist kein Ende in Sicht. Das bringt viele Mieterinnen und Mieter dazu, bei der Abrechnung genauer hinzuschauen und bei eventuellen Fehlern Kürzungen zu verlangen.

Daneben gibt es zahlreiche neue Verordnungen wie etwa zu den CO2-Kosten, und die novellierte Heizkostenverordnung.

Darum lohnt sich die digitale Heizkostenabrechnung gerade jetzt

Für die jüngsten Verordnungen und deren Umsetzung spielt die Heizkostenabrechnung eine zentrale Rolle. Diese wird immer relevanter und gleichzeitig komplexer.

  • Wir übernehmen für Sie die transparente CO2-Kosten-Aufteilung.
  • Unsere digitale Heizkostenabrechnung ist rechtskonform auf Grundlage der neuen Heizkostenverordnung erstellt.

 

Mit der Heizkostenabrechnung von Techem in wenigen Klicks abrechnen

  • Wir installieren Geräte in Ihrer Immobilie: Unsere Funk-Messgeräte sind ganz praktisch fernauslesbar. Sie senden die Verbrauchswerte Ihrer Immobilie automatisch an das Techem Rechenzentrum.
  • Sie übermitteln uns Ihre Daten: Einmal im Jahr brauchen wir Ihre Kosten- und Nutzerdaten. Das geht einfach online über unser Kundenportal. 
  • Ihre Abrechnung kommt zu Ihnen: Wir erstellen für Sie die Gesamt- und Einzelabrechnungen der Heizkosten und schicken Sie Ihnen per Post zu.

 

Heizkostenabrechnung in Echtzeit

Noch schneller geht es mit Abrechnung Direct! Wählen Sie den Service einfach ohne Aufpreis im Kundenportal aus und Sie können Ihre Abrechnung innerhalb von wenigen Minuten herunterladen. Knapp 800 Plausibilitätschecks prüfen Ihre Eingabe und vermeiden so Fehler.

Vermieter-Checkliste 2026

Bleiben Sie gesetzeskonform und zukunftssicher: Von Funktechnik über Verbrauchsinformationen bis hin zu neuen Pflichten für E-Ladestationen – mit unserer Checkliste für Vermieter erfahren Sie, welche Schritte Sie 2026 einplanen sollten. Einfach erklärt, mit praktischen Tipps und Unterstützung von Techem.

Jetzt Checkliste herunterladen

Die monatliche Verbrauchsinformation

Mit der Energieeffizienz-Richtlinie (EED) will die Europäische Union das Klima schützen und Emissionen reduzieren. Zu Ihren neuen Pflichten gehört die monatliche Verbrauchsinfo. Alle Infos!

Seit 2022 müssen Sie Ihren Mieterinnen und Mietern monatliche Verbrauchsinformationen zu Heizung und Warmwasser bereitstellen. Grundlage dafür ist die EED.

Sie besagt unter anderem, dass Vermieterinnen und Vermieter bis Ende 2026 fernauslesbare Zähler und Messgeräte in ihren Immobilien installieren müssen. Denn sie sind Grundlage für monatliche Verbrauchsinfos. Das funktioniert nämlich so: Die Funk-Heizkostenverteiler messen permanent die Heizkörper- und Raumtemperatur. Aus diesen Werten berechnen sie den Verbrauch und melden die Werte automatisch per Funk an Techem. Zum Ablesen muss niemand mehr die Wohnung betreten.

Redaktionsrichtlinien und Haftungsklausel

Die Beiträge im Techem Immobilien-Ratgeber werden nach strengen Qualitätsrichtlinien verfasst und beziehen sich auf seriöse Quellen und Gesetzestexte. Achten Sie daher bitte auf die Angabe des Veröffentlichungsdatums zu Beginn der Beiträge.

Techem möchte Ihnen mit den Inhalten eine erste Orientierung zu bestimmten Themenkategorien bieten. Wir erbringen keine Rechtsberatung und sind hierzu auch nicht befugt. Tipps und Handlungsempfehlungen dienen ausschließlich zu Informationszwecken und haben keinen Anspruch darauf, korrekt, aktuell und/oder vollständig zu sein. Techem übernimmt für diesen Inhalt und dessen Verwendung keine Verantwortung. Daher raten wir dazu, für persönliche und individuelle Anfragen in rechtlichen oder finanziellen Anliegen, einen Rechts-, Steuer- oder Finanzberater hinzuzuziehen.

Häufige Fragen zur Heizkostenabrechnung

In Mietshäusern werden die Heizkosten meist über den Verbrauch umgelegt. Die Heizkostenverordnung gibt vor, dass mindestens 50 % und höchstens 70 % der Heizkosten nach individuellem Verbrauch abgerechnet werden müssen. Die restlichen 30 bis 50 % werden nach der Wohnfläche umgelegt. Die Heizkosten werden über einen Abrechnungsschlüssel auf die komplette Mieterschaft verteilt. Der Vermieter oder die Vermieterin muss diesen Schlüssel in der Heizkostenabrechnung kenntlich machen. Messgeräte an den jeweiligen Heizkörpern in den Wohnungen ermitteln den individuellen Verbrauch der Bewohnerinnen und Bewohner. 

In die Heizkostenabrechnung gehört in jedem Fall die Auflistung aller Heizkosten und sonstigen Nebenkosten des gesamten Hauses. Alle Posten müssen nach Menge, Preis und Datum aufgeschlüsselt werden. Die Abrechnung muss formal ordnungsgemäß sein – also eine geordnete Zusammenstellung folgender Kostenpunkte: 

  • Ersteller oder Erstellerin der Abrechnung 
  • Abrechnungszeitraum 
  • Nebenkosten für Strom, Gas, Öl oder Fernwärme 
  • Nebenkosten für Reinigung, Wartung und Steuerung der Heizungsanlage 
  • Kosten für den Schornsteinfeger und Betriebsstrom 
  • Warmwasserkosten 
  • Ggf. Mietkosten von Messgeräten wie Heizkostenverteiler und Warmwasserzähler 
  • Genutzter Verteilerschlüssel 
  • Tatsächlicher Verbrauch 
  • Geleistete Vorauszahlung 
  • Zu zahlende oder zu erstattende Gesamtkosten 
  • Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung 

Bei der Heizkostenabrechnung gibt es vieles zu beachten. Techem übernimmt die Erstellung gerne. Fehlerquellen können wir zuverlässig vermeiden, da unser System die eingegebenen Daten prüft. Am Ende erhalten Eigentümer und Bewohner eine transparente und rechtssichere Heizkostenabrechnung. 

Die Heizkostenabrechnung wird einmal im Jahr aufgestellt. Der Abrechnungszeitraum ist dabei nicht zwangsläufig identisch mit dem Kalenderjahr, sondern kann im Mietvertrag anders festgehalten sein. Am Ende des zwölften Monats muss die Heizkostenabrechnung aber vorliegen. 

Bitte sprechen Sie Ihre Hausverwaltung, Ihre Vermieterin oder Ihren Vermieter an, wenn Sie Rechnungen der umgelegten Kosten einsehen möchten. Techem erstellt die Abrechnungen treuhänderisch in deren Auftrag und kann keine Auskunft dazu geben. 

Die Hausverwaltung, die Vermieterin oder der Vermieter erhält die Gesamtabrechnung für das Gebäude sowie die Einzelabrechnung für die einzelnen Bewohnerinnen und Bewohner von Techem. Sie geben die Einzelabrechnungen an sie weiter. 

Die Heizkostenverordnung (HKVO) regelt den Anwendungsbereich für verbrauchsorientierte Abrechnungen, Verfahren der Abrechnung, Grundsatzanforderungen an Geräte und etliche Spezialfälle. Die Normen DIN EN 834 und 835 fixieren die technischen Standards von Heizkostenverteilern und die detaillierten Anforderungen an Heizkostenverteiler inklusive der Prüfverfahren. 

Die Heizkostenverordnung (HKVO) bildet die rechtliche Grundlage für die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten. Sie gilt in Deutschland seit 1981 und ist für alle Haus- und Wohnungseigentümerinnen und -eigentümer verbindlich. 

Die Abrechnung der Heizkosten zu erstellen ist aufwändig. Noch aufwändiger wird es, wenn jeder Ein- und Auszug eines Mietenden berücksichtigt werden muss. Aus diesem Grund ist es üblich, die Brennstoffkosten der gesamten Abrechnungsperiode zusammenzurechnen und auf alle Nutzenden umzulegen, die in dieser Zeit in dem Gebäude gewohnt haben. Das nennt sich Mischpreis. Diese Kosten verteilen wir mit Hilfe der Ablesewerte verbrauchsgerecht auf die einzelnen Nutzenden.  

Die Ablesewerte aus einem Heizkostenverteiler geben nicht immer Auskunft über die tatsächlich angefallenen Heizkosten. Bei zentralen Heizsystemen spaltet sich die Abrechnung in die Grundkosten der Heizanlage im ganzen Gebäude und die individuellen Verbrauchskosten. Ein Teil der Heizkosten wird allein dadurch verursacht, dass die Heizanlage in Betrieb ist. Sie entstehen auch dann, wenn niemand heizt. Die Heizkosten können höher als im Vorjahr ausfallen, da eventuell die Energiekosten gestiegen sind oder weil in dieser Heizperiode Reparaturen anfielen. Dann steigen die Heizkosten der einzelnen Parteien, auch wenn ihre Ablesewerte niedriger waren als im Vorjahr.

Die Höhe der Vorauszahlung wird jedes Jahr neu berechnet. Basis für die Berechnung bildet die Heizkostenabrechnung aus dem Vorjahr. Hatte die Bewohnerin oder der Bewohner im Jahr zuvor hohe Nachzahlungen, erhöhen die Vermieter gegebenenfalls die Vorauszahlungen. Das funktioniert auch andersherum: War der Verbrauch der Bewohnerin oder des Bewohners wesentlich niedriger als angenommen, reduzieren die Vermieter die Vorauszahlungen unter Umständen. Aber nicht nur der eigene Verbrauch beeinflusst, wie hoch die Vorauszahlungen sind. Auch schwankende Energiepreise und Außentemperaturen haben Einfluss. Übrigens: Auch die Mieterinnen und Mieter können eine Anpassung der Höhe der Vorauszahlungen erbitten.

Die Heizkosten können von Jahr zu Jahr variieren. Sie werden von mehreren Faktoren beeinflusst: Einerseits kommt es darauf an, wie niedrig die Außentemperaturen sind und auch die Länge der Heizperioden kann unterschiedlich sein. Hinzu kommt, dass gegebenenfalls die Energiepreise gestiegen sind. Auch das Nutzerverhalten der Bewohnerinnen und Bewohner kann sich geändert haben oder es leben mehr Personen in dem Haushalt als im Vorjahr.  Dadurch kann es zu höheren Gesamtkosten und möglicherweise zu Nachzahlungen kommen.

Die Wartungskosten bzw. Betriebskosten einer zentralen Heizungsanlage sind all jene Kosten, die im Zusammenhang mit dem Betrieb der Heizungsanlage entstehen. 

Hierzu zählen laut § 7 Absatz 2 der Heizkostenverordnung (HKVO) folgende Kosten: 

  • die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung 
  • die Kosten des Betriebsstromes 
  • die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage 
  • die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit der Heizungsanlage einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft 
  • der Reinigung der Anlage und des Betriebsraumes 
  • die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz 
  • die Kosten einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung (z. B. Heizkostenverteiler) einschließlich der Kosten der Eichung sowie die Kosten der Berechnung, Aufteilung (z. B. Heizkostenabrechnung) und Verbrauchsanalyse

Beratung: Wir rufen in 15 Minuten zurück

Fragen zur Heizkostenabrechnung? Kostenlose Beratung sichern: Mo - Fr | 8:00 - 17:00 Uhr.

Jetzt Rückruf anfordern