Betriebskosten schlagen in aller Regel als Gesamtkosten für das Haus oder die Wohnanlage zu Buche. Zum Beispiel die Kosten für den Fahrstuhl, die Hausreinigung oder die Gartenpflege. Der Betrag wird unter den Hausbewohnerinnen und -bewohnern verteilt. Dazu brauchen Sie einen Verteilerschlüssel. 

Dabei ist es durchaus möglich, für verschiedene Betriebskosten verschiedene Verteilerschlüssel zu verwenden – je nachdem, was Ihnen am gerechtesten und sinnvollsten erscheint. Auf jeden Fall müssen Sie den Verteilerschlüssel in Ihrer Abrechnung angeben - und zwar für jede Kostenart.

• Quadratmeter Wohnfläche: Der bei Weitem häufigste Maßstab. Der Standard sozusagen. Laut Gesetz gilt er, wenn Sie keinen anderen Schlüssel im Mietvertrag festgelegt haben (§ 556a, Abs. 1 BGB). 
• Verbrauch/Verursachung: Bei verbrauchsabhängigen Nebenkosten wie Strom, Wasser, Gas der übliche Schlüssel. 
• Wohneinheit: Jede Wohnung zählt gleich, nämlich einen Anteil. Dieser Schlüssel kommt infrage, wenn alle Wohnungen nahezu gleich sind oder der Kostenfaktor allen Wohneinheiten den gleichen Nutzen bringt – unabhängig von der Wohnfläche oder dem Verbrauch (empfiehlt sich z. B. beim Breitbandanschluss). 
• Anzahl der zum Haushalt gehörenden Personen: Dieser Schlüssel soll bei bestimmten Nebenkosten (wie Müllgebühren oder Wasserverbrauch ohne individuelle Zähler) für mehr Gerechtigkeit sorgen. Die korrekte Erfassung ist in der Praxis manchmal problematisch: Was ist mit Personen, die zu Besuch sind oder zur Untermiete wohnen? 
• Kubikmeter umbauter Raum: Wenn einzelne Wohnungen Räume mit sehr unterschiedlicher Höhe haben (Atelierwohnungen, Räume über zwei Etagen) kann dieser Schlüssel gerechter sein als die Wohnfläche. 
• Miteigentumsanteile: Bei einer Eigentumswohnung wird das Wohngeld nach diesem Schlüssel abgerechnet. Er ist auch für die Abrechnung der Betriebskosten zulässig

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Entscheidende Voraussetzung dafür, dass ein Umlageschlüssel wirksam ist: Die Mieterin oder der Mieter muss ihn nachprüfen können. Geben Sie also immer an, wie der Schlüssel zustande kommt. Zum Beispiel bei der Wohnfläche: 63 qm (= die betreffende Wohnung) / 780 qm (= Gesamtwohnfläche des betreffenden Hauses). Dann kann Ihre Mieterin oder Ihr Mieter nachmessen, ob die Angabe der Wohnfläche korrekt ist. 

Es gibt drei mögliche Gründe, den Verteilerschlüssel zu beanstanden: 

• Er ist nicht nachvollziehbar.
• Er ist nicht korrekt, also die Angaben stimmen nicht.
• Oder er benachteiligt Ihre Mieterin oder Ihren Mieter.  Zum Beispiel, wenn jemand nur ein kleines Apartment bewohnt, aber den gleichen Beitrag zur Grundsteuer zahlen soll wie die Nachbarin, die in einer Fünf-Zimmer-Wohnung lebt. 

Allerdings muss es sich schon um erhebliche Ungerechtigkeiten handeln. Und ein bewährter Umlageschlüssel wie die Wohnfläche lässt sich nur in Ausnahmefällen kippen. 

Haben Sie den Verteilerschlüssel festgelegt, können Sie ihn später noch verändern. Zumindest in zwei Fällen: Ihre Mieterin oder ihr Mieter stimmt der Änderung zu. Oder aber: Der neue Umlageschlüssel ist gerechter, weil er den Verbrauch oder die Verursachung besser erfasst (§ 556a, Abs. 2 BGB). Zum Beispiel wenn Sie Verbrauchszähler einbauen lassen oder die Menge des Hausmülls mit Chipkarten erfassen.

Dann müssen Sie die Veränderung des Verteilerschlüssels „in Textform“ mitteilen. Und zwar vor dem Beginn der neuen Abrechnungsperiode. Für die laufende Abrechnungsperiode müssen Sie noch den alten Verteilerschlüssel verwenden. 

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