Nebenkostenabrechnung: Grundlagen, Fristen & typische Fehler

Betriebskosten und Nebenkosten: Der Unterschied

Im Alltag werden Nebenkosten und Betriebskosten oft gleichgesetzt. Juristisch betrachtet sind Betriebskosten jedoch nur ein Teil der Nebenkosten. Sie umfassen ausschließlich die umlagefähigen Kosten gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Nebenkosten können darüber hinaus auch nicht umlagefähige Kosten enthalten, etwa Verwaltungskosten oder Instandhaltungsrücklagen.

Die umlagefähigen Betriebskosten gliedern sich in:

• Warme Betriebskosten: Heizungs- und Warmwasserkosten
• Kalte Betriebskosten: z. B. Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Hausmeisterdienste, Grundsteuer

Mehr dazu im Ratgeber: Betriebskosten und Nebenkosten – das ist der Unterschied

Welche Nebenkosten-Verteilerschlüssel gibt es?

Die Verteilung der Nebenkosten erfolgt nach einem Umlageschlüssel, der im Mietvertrag festgelegt ist. Übliche Varianten sind:

• Wohnfläche: Die Kosten werden anteilig nach Quadratmetern verteilt
• Personenzahl: Besonders bei Wasser- oder Müllkosten relevant
• Verbrauch: Bei Heiz- und Warmwasserkosten gesetzlich vorgeschrieben (§ 6 Heizkostenverordnung)

Ausführliche Infos zum Verteilerschlüssel bei Nebenkosten finden Sie hier: Verteilerschlüssel – das sollten Sie wissen

Was muss in der Abrechnung stehen?

Eine korrekte Nebenkostenabrechnung muss alle relevanten Angaben enthalten, damit sie für Mieterinnen und Mieter nachvollziehbar ist. Dazu gehören:

• Abrechnungszeitraum
• Gesamtkostenaufstellung aller umlagefähigen Positionen
• Umlageschlüssel und Berechnungsgrundlage
• Individueller Verbrauch bei verbrauchsabhängigen Kosten
• Vorauszahlungen der Mietenden
• Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben

Tipp: Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage für die Nebenkostenabrechnung, um die wesentlichen Angaben korrekt zu erfassen.

Fristen und Prüfung der Abrechnung

Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter oder der Mieterin eingehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Versäumt der Vermieter diese Frist, ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, er kann nachweisen, dass ihn kein Verschulden trifft. Ergibt sich hingegen ein Guthaben, muss dieses auch bei verspäteter Abrechnung ausgezahlt werden.

Die erste Prüfung obliegt den Mieterinnen oder Mietern. Bei Unklarheiten oder Verdacht auf Fehler haben sie das Recht:

• Einsicht in die Originalbelege zu verlangen (§ 259 BGB)
• Mieterschutzorganisationen oder einen Anwalt einzuschalten
• die Abrechnung durch unabhängige Experten prüfen zu lassen

Auch Vermieterinnen und Vermieter sollten die Abrechnung vor dem Versand sorgfältig prüfen, insbesondere bei mehreren Wohneinheiten oder komplexen Verteilerschlüsseln.

Fehlerquote: Ein unterschätztes Risiko

Die Nebenkostenabrechnung ist fehleranfällig – oft mit finanziellen Folgen. Laut einer aktuellen Auswertung von Mineko sind 93 % der geprüften Abrechnungen fehlerhaft. Im Durchschnitt wurden dabei 515 Euro zu viel berechnet (Quelle: Mineko).

Die fünf häufigsten Fehler sind:

• falsche oder fehlende Umlageschlüssel
• nicht umlagefähige Kosten werden abgerechnet
• unvollständige oder unverständliche Aufschlüsselung
• Verstoß gegen Fristen
• Verbrauchswerte nicht plausibel oder geschätzt ohne Grundlage

Nachzahlung oder Guthaben?

Das Ergebnis einer Nebenkostenabrechnung ist entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben:

• Nachzahlung: Die Mieterinnen oder Mieter müssen die Differenz zu ihren Vorauszahlungen begleichen.
• Guthaben: Die Vermieterin oder der Vermieter ist verpflichtet, den überschüssigen Betrag zu erstatten, auch dann, wenn die Abrechnung verspätet erstellt wurde.

Die Höhe hängt vom tatsächlichen Verbrauch und der korrekten Umlage der Kosten ab. Wichtig ist, dass die Abrechnung verständlich und prüfbar ist, damit Mieterinnen und Mieter ihre Rechte wahrnehmen können.

Mehr zum Thema Nachzahlung und Guthaben bei Nebenkostenabrechnungen finden sie hier: Nachzahlung oder Guthaben

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