Heizkostenabrechnung leicht gemacht – Wissenswertes für private Vermieter

Heizkosten sind ein Teil der Betriebskosten

Einmal im Jahr steht bekanntlich die Heiz- und Betriebskostenabrechnung an. Umgangssprachlich wird häufig auch von Nebenkosten gesprochen. Zunächst einmal sollten Sie wissen, dass Betriebskosten und Nebenkosten ein und dieselbe Sache bezeichnen. Einen Unterschied gibt es nicht. „Betriebskosten“ ist allerdings der juristisch präzisere Begriff. Daher empfehlen wir Ihnen, in Ihrem Mietvertrag von Betriebskosten statt von Nebenkosten zu sprechen.

Bei Betriebskosten handelt es sich um laufende, also halbwegs regelmäßig wiederkehrende Kosten. Einmalige Aufwendungen gehören nicht dazu. Den größten Posten unter den Betriebskosten stellen die Heizkosten dar. Als Eigentümerin oder Eigentümer müssen Sie nach den aktuell gültigen Vorgaben der Heizkostenverordnung abrechnen.

Diese Fristen sind bei der Heizkostenabrechnung zu beachten

• Abrechnungszeitraum: Einmal im Jahr wird abgerechnet. Dabei ist der Abrechnungszeitraum nicht zwangsläufig identisch mit dem Kalenderjahr. Sie können ihn im Mietvertrag auch anders festhalten.
• Versand der Abrechnung: Ihren Mieterinnen und Mietern müssen Sie die Heizkostenabrechnung spätestens zum Ende des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zukommen lassen. Die Abrechnung muss zudem in Schriftform zur Verfügung gestellt werden. Wenn die Abrechnung nach Ablauf dieser Frist den Mietenden zukommt, verfällt Ihr Anspruch auf Nachforderungen.
• Unterjähriger Mieterwechsel: Falls unter dem Jahr ein Auszug von Mieterinnen oder Mietern stattfindet, müssen die Zählerstände zum Tag des Auszugs abgelesen werden. Die Abrechnung ist dann entsprechend für den verkürzten Zeitraum zu erstellen.

Sind Heizkosten umlagefähige Betriebskosten?

Heizkosten zählen zu den umlagefähigen Betriebskosten. So legt es die Heizkostenverordnung fest. Neben den verbrauchten Brennstoffen umfassen sie noch weitere Kosten:

• Betriebsstrom
• Bedienung, Überwachung, Pflege/Wartung
• Kehr- und Reinigungsgebühren der Abgasanlage
• Immissionsmessung
• Kosten der Verbrauchserfassung und der Abrechnung
• Gerätemiete und Gerätewartung
• Eichkosten

Übrigens: Auch die Grundsteuer zählt zu den umlagefähigen Betriebskosten. Mehr zur aktuellen Frist für die Einreichung der Erklärung und zur Umlage erfahren Sie in unserer Grundsteuer-Übersicht.

Die Energiekosten steigen – und aktuell ist kein Ende in Sicht. Das bringt viele Mieterinnen und Mieter dazu, bei der Abrechnung genauer hinzuschauen und bei eventuellen Fehlern Kürzungen zu verlangen.

Daneben gibt es zahlreiche neue Verordnungen wie etwa zu den CO₂-Kosten, die Gaspreisbremse und die novellierte Heizkostenverordnung. Zudem ergeben sich durch die seit September 2022 geltenden kurzfristigen Maßnahmen zur Sicherung der Energieversorgung  neue Pflichten für Vermieterinnen und Vermieter. 

Dazu gehört die Energiekostenprognose: Sofern Sie Wohngebäude mit jeweils mindestens zehn Wohneinheiten besitzen, müssen Sie Ihre Mieterinnen und Mieter individuell über die Höhe ihrer voraussichtlichen Energiekosten informieren. So sollen Mieterinnen und Mieter ihre Heizkosten besser nachvollziehen können. Die Verordnung ist zunächst für sechs Monate gültig und kann gegebenenfalls verlängert werden.

Darum lohnt sich die digitale Heizkostenabrechnung gerade jetzt

Für die jüngsten Verordnungen und deren Umsetzung spielt die Heizkostenabrechnung eine zentrale Rolle. Diese wird immer relevanter und gleichzeitig komplexer.

• Wir übernehmen für Sie die transparente CO₂-Kosten-Aufteilung.
• Unsere digitale Heizkostenabrechnung ist rechtskonform auf Grundlage der neuen Heizkostenverordnung erstellt.
• Wir berücksichtigen die Entlastung der Gaspreisbremse automatisch im Rahmen der verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung.
• Techem Kundinnen und Kunden erhalten die Energiekostenprognose kostenlos.

Mit der Heizkostenabrechnung von Techem in wenigen Klicks abrechnen

• Wir installieren Geräte in Ihrer Immobilie: Unsere Funk-Messgeräte sind ganz praktisch fernauslesbar. Sie senden die Verbrauchswerte Ihrer Immobilie automatisch an das Techem Rechenzentrum.
• Sie übermitteln uns Ihre Daten: Einmal im Jahr brauchen wir Ihre Kosten- und Nutzerdaten. Das geht einfach online über unser Kundenportal. 
• Ihre Abrechnung kommt zu Ihnen: Wir erstellen für Sie die Gesamt- und Einzelabrechnungen der Heizkosten und schicken Sie Ihnen per Post zu.

Heizkostenabrechnung in Echtzeit

Noch schneller geht es mit Abrechnung Direct! Wählen Sie den Service einfach ohne Aufpreis im Kundenportal aus und Sie können Ihre Abrechnung innerhalb von wenigen Minuten herunterladen. Knapp 800 Plausibilitätschecks prüfen Ihre Eingabe und vermeiden so Fehler.

Seit 2022 müssen Sie Ihren Mieterinnen und Mietern monatliche Verbrauchsinformationen zu Heizung und Warmwasser bereitstellen. Grundlage dafür ist die EED.

Sie besagt unter anderem, dass Vermieterinnen und Vermieter bis Ende 2026 fernauslesbare Zähler und Messgeräte in ihren Immobilien installieren müssen. Denn sie sind Grundlage für monatliche Verbrauchsinfos. Das funktioniert nämlich so: Die Funk-Heizkostenverteiler messen permanent die Heizkörper- und Raumtemperatur. Aus diesen Werten berechnen sie den Verbrauch und melden die Werte automatisch per Funk an Techem. Zum Ablesen muss niemand mehr die Wohnung betreten.